深圳市友为软件有限公司 友为采购管理系统 采购与供应商管理

一、采购寻源

1、供应商入口门户

• 提供了一个易用的、基于互联网的供应商入口门户；
• 供应商可以详尽发布其公司、产品、送样等信息；
• 采购方和供应商之间有多种通信手段，实现双方信息畅通无阻；

2、潜在供应商申请

• 潜在供应商可以通过完成一个注册过程来申请访问采购应用程序；
• 采购员有权批准每一个供应商的申请，并为新的供应商用户设置安全性；
• 采购员还可以代表供应商完成供应商用户注册过程；
• 一个新的供应商用户一旦完成了注册，该供应商将会收到一个电子邮件通知，上面写有账户细节和一个临时的密码；
• 注册申请通过后，采购方可发送初评调查报告给供应商，供应商用户即可在线填写初评调查，启动供应商认证流程。

3、供应商初评

• 潜在供应商在线完成初评调查评估合格后，采购方能够根据事先定义的调查模板对供应商进行初评；
• 可以从例如价格、服务、品质、工程等多种方面进行考察并进行打分；
• 系统在初评小组完成初评后能够自动根据各个纬度定义的权重和实际评估状况给出评价报告；
• 提供供应商的优劣势分析，供应商一旦通过初评，即自动进入合格供应商名单。

4、供应商产品认证

• 对于合格供应商名单中的供应商，采购方可以向供应商发布送样通知；
• 供应商能够在线进行通知的接受并进行送样；
• 样品的使用将被严格管理，直至生产成成品并内部测试完毕，确认样品是否合格；
• 样品认证合格后，采购方可以将该供应商作为后备供应商处理；
• 也可直接要求该供应商进行供货，对其分配供货比例。

5、电子目录管理

• 供应商料品认证完成后，该资料将被存放起来，表示确认该供应商的供货能力；
• 建立完善的电子目录，有利于采购方实现对供应商的优化管理和后备管理；
• 在定期的供应商结构调整和意外状况发生时，能够迅速的进行调整，从而将损失减少到最低。

6、询价、报价管理

• 通过系统，企业可根据需求，生成询价单，通过网络直接发布给供应商；
• 供应商反馈回报价信息后，系统完善的比价议价功能可协助用户对多家供应商的报价情况进行比较；
• 企业直观地获取各家供应商的价格对比信息，以获得最具优势的价格；
• 企业选择了合适供应商后，可在网上直接核价，并将询价结果发布给供应商；
• 企业发布了新的询价信息后，供应商可立即收到系统自动的讯息通知；
• 通过询报价管理的系统平台，供应商可网上反馈所供材料的价格信息，并可得到询价的结果信息。

7、在线讨论

• 无论是供应商初评还是供应商料品认证，采购方和供应商都能够发送即时消息进行讨论、交流；
• 每个讨论都与特定的事务密切相关联，并且所有的消息都将被保存起来，以供参考和核查；
• 采购方可以很灵活的发送消息，既可以发送给所有参与的供应商，也可以发送给个别指定的供应商；
• 而供应商只能够给采购方发送消息。

二、协同采购

1、提供滚动的送货看板协作

• 通过供应商入口门户，供应商可以即时查看交货看板，可以对交货看板进行确认，以表示其履行交货看板的能力，并能够通过消息的形式同采购人员进行信息交流；
• 如果企业的生产发生变动，其相应的物料需求状况会实时的反应到送货看板中，供采购方进行调整和供应商进行快速反应；
• 对看板的变动信息，采购方和供应商都能够根据设定的权限进行查看，比较不同版本的修改情况和全部的历史记录。

2、提供闭环采购订单协作

• 通过供应商入口门户，供应商可以即时查看采购订单；
• 供应商可以确认接受订单，以表明其履行订单的能力，并可以提交承诺交货日期的变更订单请求；
• 如果由于生产环境或其它市场条件发生变化而必须修改采购订单，供应商可以在线发送一个更改承诺日期的申请，以及对此更改的解释，提交后，更改请求被发送到采购方的采购部门以获得批准；
• 采购方的批准将自动用改变后的承诺日期修改采购订单，对采购订单的新修改能被记录下来。如果更改请求被采购方拒绝，将产生一个异常通知发送给供应商，原来的承诺日期不予改变；
• 友为供应商管理软件支持多种通知方式，包括标准电子邮件和短消息，对采购订单重要元素的改变将导致对采购订单进行正式修改；
• 供应商可以查看特定采购订单的修改历史，比较不同版本的修改情况或查看针对某采购订单的所有更改信息。

3、发货通知

• 通过供应商入口门户，供应商可以在线输入发货信息；这些信息会导入到采购方的ERP系统内；
• 采购方当货物运到时，接收人员能够快速准确地完成收货过程；
• 实时的发货通知与简化的接收过程的结合使采购方和供应商能够在可能的交付问题出现之前就预先做好处理准备。

4、收货和质检过程的追踪

• 采购方和供应商可以按照其采购方所作的记录查看采购方收货历史信息；
• 供应商可以查看交付和到货验收方面的情况；
• 供应商还可以查看质检情况以及质检不合格的原因；
• 所有这些能够帮助供应商获得更好的客户满意度。

5、对账和付款过程

• 供应商可以直接通过供应商入口门户查询如对帐清单、付款清单、送货清单、报关单等，大大增加了采购方的采购和付款部门的间接管理费用；
• 通过供应商入口门户，供应商也可以直接得到各种问题的完整数据，而无需使用电话、传真和电子邮件。

6、异常状况监控

• 采购方希望能迅速得到问题警报，以便在发生意外状况时能够前瞻性地采取措施；
• 入口门户具有内置的示警功能，因此当意外状况发生时，采购方能够迅速得到示警信息，提示其进行相应的处理；
• 示警包括订单将要超出确认时间、送货看板将要超出确认时间、库存Balance异常、送货数量短缺、质检合格率过低等；
• 采购方能够通过Alert List、Mail和短消息迅速获知示警信息。

三、供应商绩效评估

1、评估模板

• 系统预置了一套评估体系，从Q（质量）、C（成本）、D（交付）、S（服务）四大方面评估设定了评估因子；
• 全面地评估供应商的各项供货表现，并且，企业可根据实际需求，自定义评估模板。

2、模拟分析

• 系统中What-If模拟分析功能在历史数据基础上进行评估体系的模拟，企业可临时更改所有衡量因子的权重以进行动态评估，以期达到最合理的评估结果。

3、评估发布

• 根据企业本次评估的性质（月评/季评/年评）选择相应的评估模板和评估范围，启动评估后，系统将自动获取评估的相关数据，并自动发出问卷。

4、进度跟踪

• 系统提供进度跟踪的功能，问卷提交与否、提交时间等信息一目了然，方便直接掌控评估的进度。

5、评估结果分析

• 系统可分别从多维度去看供应商的评估结果以及多个供应商之间的比较，并通过图形直观地显现出来。

6、绩效分析

• 系统并可通过柱状图、曲线图、雷达图等多种方式对评估结果及其历史趋势等进行分析、多个供应商的比较；
• 极大地提高了评估分析的效率，并使分析结果直观、准确、科学地显现出来。

7、绩效改善和供应商发展

• 针对评估分析的结果，企业可制订相应的供应商绩效改善和发展策略；
• 系统提供对于供应商下期评估的目标设定功能，并能对供应商的目标达成情况进行跟踪。