深圳市友为软件有限公司 友为合同管理系统 合同管理

合同管理是落实企业风险管理和内部控制的一项核心的管理业务，合同是企业对外交易的门户，合同管理的好坏直接影响企业的经营成败，然而长期以来，由于在合同管理中实行手工管理，合同审批流程不明确，信息利用水平不高，造成合同管理过程中业务处理效率低，浪费了大量的人力、物力，各部门之间合同流转时间长而且容易出错。这样的机制已经无法适应时代的发展，成为企业合同管理的瓶颈。

企业合同面临问题如下：

采用手工管理合同，由于涉及的部门众多，需要管理的合同要素也各不相同，因此造成信息不集中，实时性不强，导致各部门协作，业务流程组建，监控制度执行方面效率不高，费时费力等问题，具体表现在如下方面：

文档管理困难：传统纸质合同与电子版合同共存，但对于不同的人员想阅读参考合同时，存在查找不方便的问题。尤其是领导需要了解合同文本时需要耗费很多时间。

进度控制困难：由于合同数目多，参与人员多，合同进度的控制基本靠手工和普通word、excel管理已很难满足公司发展需要，并且当领导想全局或全程了解合同情况时存在很大障碍。财务人员的付款依据也与进度密切相关，但同样存在障碍。

信息汇总困难：采用手工或EXCEL管理时，由于不同部门的数据格式不统一，采集也不能够及时继续，汇总工作需要耗费大量时间还不一定准确。对于领导的决策时间有一定的影响。

缺少预警机制：缺少对合同进度、结款等关键节点的预警，不能准确地预测近期可能的收支项目，不能帮助公司进行财务规划，掌控现金流，更好地发挥资金运作。

enlightened产品架构

降低合同管理风险，提高合同管理水平

友为合同管理平台功能架构:

根据现代企业合同管理的应用特点及管理瓶颈，友为合同管理系统在NFS平台上，构建合同管理组织流程体系，对合同进行体系化、动态化、全流程地管理，更加及时和准确地防范企业的法律风险，使得企业在规范合作管理的同时，且规避合同执行中可能出现的问题及法律风险，从合同管理中实现企业利益的最大化。

功能描述

业务管理是合同管理的核心需求，合同管理软件必须解决实际业务管理中的问题；

专注于企业合同管理的动态化、智能化、网络化，为企业提供合理的流程和业务约束以及全方位的合同管理功能；

功能包括了合同起草、合同审批、文本管理、履约监督、结算安排、智能提醒合同收付款、项目管理、合同结款情况统计分析、报表输出和决策支持等。

合同起草：提供合同示范文本库，起草人选择对应的合同范本，填写合同要素；

合同示范文本只允许起草人填空，不允许修改固定条款格式。

合同审批：根据企业的业务流程自定义软件中合同审批流程，保存所有的审批意见；

帮助评审人员参考，最后打印出合同审批单。

合同文件：管理所有与合同有关的文件，包括合同原稿、变更文件、附图等内容；

可以将任意格式的电子版文档可以直接导入系统中。

结算管理：解决企业的资金管理，为合同细化了何时应该结算账款；

无论是对收款还是付款均有重要意义，可以及时安排资金调度及收回款项；

既保证按时守信，又合理充分利用资金，降低执行风险。

进度跟踪：明确记录合同进度，并与计划情况进行对比；

方便领导随时了解合同动态执行的情况，到底完成到何种程度，完成的百分比是多少；

方便领导调整进度，安排下一步的工作。

商品管理：采用合同商品清单、询价、报价表单管理对应标的物型号、规格等明细；

可以按商品类型、交货期等信息统计合同商品数量和金额；

为公司市场策略、财务规划、招投标管理等提供依据。

合同变更：记录合同变更的原因、影响，并将变更依据作为附件导入系统；

兼顾了变更过程管理的严谨和自动性，关联结果，有据可查，权责明晰。

预警系统：系统自动扫描并对所有快到期的结款、审批、收货、验收、付款等关键节点或事项进行预警；

帮助用户提前做好财务规划和分析决策。

报表：多样化的统计方式，自定义统计条件，并将统计结果输出图形；

从不同角度对系统数据进行统计分析，辅助经营决策。

产品特点:

1、 易用性：B/S架构， 界面友好，操作简单，易学易用；

2、专业性：以合同管理为核心，专注于业务处理；

3、稳定性：系统经过严格测试和大量用户的使用；

4、灵活性：功能强大，以灵活的审批工作流为核心；

5、安全性：系统采用多种安全认证手段和加密技术；

6、可扩展性：按业务需求可随时增加扩展模块就用；

安全保障

• 系统采用了自主开发的企业快速开发框架，框架包含安全管理、日志管理、配置管理、权限认证管理等企业管理系统的几乎所有的安全性需求；
• 系统用户验证基于多重加密，具有很高的安全性和可靠性；
• 系统的所有操作均需要授权认证，按组织结构级别进行权限设置，包含基础数据的增、删、改、查，文档的下载等权限，并可集成防伪打印，有效防止信息泄露；
• 系统可以针对涉及到的国家和行业各项法律法规中规定为涉密的信息进行关键字过滤，管理员可以设置关键字字典；
• 系统与其它系统的接口采用安全的设计，保证本系统的独立性和完整性，并能够防止未经授权的各类人员对本系统进行设置和修改或进行有关统计；
• 系统具备重要数据加密传输等安全方面的保障，保证数据在不同系统间传输过程中的保密性、安全性，即使窃取者通过监听等方式成功地拦截了通信线路上的数据，除非窃取者能够解码数据，否则他无法读取数据；
• 系统采用完备的异常处理机制，周全地考虑到各种可能发生的问题，使出错的可能降至最小；
• 系统对可能发生严重后果的操作设置补救措施，通过补救措施用户可以回到原来某时刻的正确状态；
• 系统对可能造成等待时间较长的操作提供提示功能，支持各种事务的回滚；
• 系统提供数据备份和导出功能，并提供分散备份的安全性提醒，以应对可能发生的地震、软件/硬件故障等物理灾难；
• 系统可以按照业主要求进行安全加固，进一步提高安全性。

客户价值

1.规范基础数据管理

合同管理系统采用集中的数据管理，可以有效地改变企业信息分布比较散乱的现状；

同时，系统提供自定义字段功能，可以为企业实现完整、规范的数据管理提供一个良好的平台支撑。

2.提高管理效率

合同管理系统避免了手工管理合同出现，利用审批流管理，可以方便、快捷地处理企业管理事务；

预警平台可以协助合同管理人员更轻松地应对日常管理事务；

报表管理的灵活定义，为管理部门的统计分析提供强大的技术支持。

3.实现标准化管理和个性化管理的有机结合

合同管理系统通过全局设置和权限分配，可以由公司制订统一采用的管理标准；

比如，由公司设置业务单据必填字段，信息录入必须填写这些信息；

数据字典可以为某些信息项提供标准的选择项，防止录入人员的录入随意性；设置统一的报表格式，信息输出时可以保证一致性；

同时，系统也允许用户根据自身的实际情况采取个性化的措施，比如网格的列显示、自定义报表等。

4.为领导决策提供准确及时广泛的信息

利用互联网，领导可以在任何时间、任何地方进入系统，随时查阅与合同管理相关基本信息；

准确定位下属人员的工作情况，掌握合同执行现状，并方便地生成各种数据报表或图表；

同时，系统还提供强大的管理工具模块供客户选择，对这些信息进行深入分析，为公司决策人员提供更多的智力支持。

5.为用户提供全面合同管理解决方案

合同管理系统与企业管理咨询相结合，可以为客户提供全面的合同管理解决方案；

比如，通过系统的开放性和灵活性，可以有效地固化专业咨询的工作成果，这就为客户合同管理能力及水平的提升提供足够的平台支持

实现了合同审批电子化；

实现从业务合同签订到最后回款数据处理系统化；

改变复杂的手工EXCEL合同及收款统计方式，减少不必要的作业差错；

通过系统化实现数据录入及审核责任部门化；

通过系统化实现数据处理多部门参与，实现系统稽核和制约；

通过系统化实现数据共享，达到直接查询列印报表，提高业务部门作业效率；

合同管理与费用报销支付审批相结管理，实现了收、付款事前、事中、事后的全过程管理。

友为合同管理系统给企业带来的效益

规范基础数据管理：合同管理系统采用集中的数据管理，可以有效地改变企业信息分布比较散乱的现状。同时，系统提供自定义字段功能，可以为企业实现完整、规范的数据管理提供一个良好的平台支撑。

提高管理效率：合同管理系统避免了手工管理合同的繁琐，利用审批流管理，可以方便、快捷地处理企业管理事务；预警平台可以协助合同管理人员更轻松地应对日常管理事务；报表管理的灵活定义，为管理部门的统计分析提供强大的技术支持。

实现标准化管理和个性化管理的有机结合：合同管理系统通过全局设置和权限分配，可以由公司制订统一采用的管理标准，比如，由公司设置业务单据必填字段，信息录入必须填写这些信息；数据字典可以为某些信息项提供标准的选择项，防止录入人员的录入随意性；设置统一的报表格式，信息输出时可以保证一致性。同时，系统也允许用户根据自身的实际情况采取个性化的措施，比如网格的列显示、自定义报表等。

为领导决策提供准确及时广泛的信息：利用互联网，领导可以在任何时间、任何地方进入系统，随时查阅与合同管理相关基本信息，准确定位下属人员的工作情况，掌握合同执行现状，并方便地生成各种数据报表或图表。同时，系统还提供强大的管理工具模块供客户选择，对这些信息进行深入分析，为公司决策人员提供更多的智力支持。

为用户提供全面合同管理解决方案：合同管理系统与企业管理咨询相结合，可以为客户提供全面的合同管理解决方案。比如，通过系统的开放性和灵活性，可以有效地固化专业咨询的工作成果，这就为客户合同管理能力及水平的提升提供足够的平台支持。

企业面临什么问题会用到合同管理软件？

年合同数量较多，超过五十个，合同金额很大，跨年度合同多，周期较长；

合同有美元、日元、欧元等各种合同类型，数据统计工作量很大，准确性不高；

合同台帐庞杂、资料众多、难以管理；

收付款笔数太多，执行人员和管理人员难以准确掌控收付款状况，经常造成帐、款不符；

合同执行周期长，涉及人员众多，管理者监督不够，致使许多合同在执行时力不从心；

合同管理相关工作缺乏交流平台，沟通不畅，无法保证合同进度的顺利执行；

制定报表费时费力，数据采集难度大，数据准确性没有保障；

海量合同数据的归档查询占据了大量资源，耗费大量人力劳动；

纸质合同文本保管、查阅和调用困难，分散管理的合同容易遗失。