山东达创网络科技有限公司 合同管理解决方案（Ultimus BPM流程管理） 合同管理

合同管理解决方案，以Ultimus 流程管理平台为基础，实现能够融合合同生命周期全过程的合同管理模块，涵盖合同管理的各个关键环节，包括：立项、合同分管权限、合同模板、合同文档、会签审批、合同执行过程管理、收付款管理、合同台账、合同归档、合同档案、合同统计查询等。

1.基于Ulitmus BPM,实现工作流驱动的合同流程审批过程

将合同审批、合同付款、开具发票等流程性工作纳入规范的工作流范畴，提高合同审批的自动化程度和工作效率。做到既可理顺控制权限和流程，又能节省人力时间。

（1）合同模板可生成、可派用

对销售合同、采购合同、服务合同等，系统支持两种方式的合同模板在线应用，一种是起草过程应需调用模板，填写基础数据，内容允许修改的灵活度高；另一种是应用整套模板，直接基于合同范本进行起草，系统固化了部分合同要素，用户在使用时，只能根据要求操作。两者各有所长，大大提升了合同草拟阶段的合规性和执行效率。

基于合同范本的起草

合同模板按需调用

（2）合同文本自动填充、一键生成

在执行发起合同审批流程前，经办人根据自身需求，可以在合同模板列表中查询、挑选适用的文本样式，自动填充数据，经参照修改后，通过ultimus专利――Word机器人技术，一键生成终合同文本。

此外，除了标准的合同模板，系统还支持非标准的合同文件新建、多样式附件上传等应用，以更灵活、便捷的方式服务于合同起草环节。

(3)合同文本在线编辑，留痕管理

合同审批过程中，系统支持有权限的用户（合同发起人、审批人）对合同进行在线编辑，同时对变更的次数、版本内容等保留痕迹。加之，系统提供的文本比对功能，用户可以直接查看详情及变更前后的差异性，有效的辅助了决策和管理。

2.强化合同执行，从时间、资金维度跟踪合同进度

从时间维度，有效的对合同业务进行控制，可以将合同执行过程中所有的关键点的活动进行描述和控制。

从资金维度，有效的对合同资金进行控制，可以创建合同执行过程中的所有资金计划明细。

（1）多维度跟踪，管理执行进度

时间因素（签约、到货、验收）和资金因素（收、付款的、尾款额度）交织在合同的执行过程中，Ultimus流程化合同管理系统特色的”合同进度”模块，着眼关键的里程碑和资金多维度展现，合同执行相关者只要进入系统就能对合同执行到哪一环节，目前是该到货还是验收，该收、付款哪笔款项等一目了然，及时跟进。

（2）资金收付支持比对、明细化管理

根据合同约定，合同执行的各个环节，或多或少会涉及收付款额度及规划问题。Ultimus流程化合同管理系统特色的收、付款模式，支持资金的计划和实际执情况的对比展示，用户登录系统就能查看相应合同的资金计划与实际执行状态、收款差额及是否逾期，为合同有效执行和管理决策提供依据和基础。

值得一提的是，在实际的合同执行中，因受主、客观因素的影响，用户在进行收、付款时，合作方的某些款项可能会出现多次支付的情形。系统提供的“实际收款明细”功能可以就具体的收、付款项自行定义，用户点击进入就可以看到支付的次数、金额、时间等数据信息，做到心中有数。

（3）付款执行多客户端、在线流程应用

在付款执行方面，Ultimus流程化合同管理系统支持在线发起申请、审批，同时，支持多客户端应用。除传统PC端外，用户还可以在移动端以移动WEB方式、APP方式及微信等方式，进行合同付款的相关操作，不受时空约束，随时随地，实时掌控审批各节点的进展状况。

此外，合同付款数据受合同进度管控，只有合同进度完成，才可以进行付款操作，有效的规范了企业的合同付款行为。

3.以合同为中心,打造一站式管理

Ultimus流程化合同管理系统在BPM平台基础上，以合同为中心，与项目、客户/供货商、进度、资金、发票等多种要素建立管理，实现互动展示、纵深追踪等一站式管理功能，为企业打造合同全生命周期管理模式。

（1）以合同为中心，关联多模块，一站式管理

用户登陆Ultimus流程化合同管理系统模块，就能总体直观的查看实时的合同列表概貌，掌握当前所有合作方的合同数据，包括合同金额、所属项目、合同状态、发票等信息。

用户如果想查看某一时段、特定金额的合同样本，借助系统智能检索、合同卡片查看功能，可以进入关联的合同详情界面；通过匹配的资金计划、发票、里程碑等各大模块，可以掌握合同执行的新状况，加强合同的事前、事中、事后监管。

(2)互动展示，纵深追踪，提升用户体验度

合同的执行把控点复杂多样，Ultimus流程化合同管理系统在具体的应用中，能根据客户的管理需求，将合同执行的关键要素如进度、客户、项目等，进行互动展示、纵向延伸追踪。

比如，用户可以通过合同所属的客户详情信息可以查看到相应的项目、合同等信息；也能通过合同所属的项目信息，查看到相应的客户、合同等信息，实现以项目管理的角度，便捷用户管理服务的目的。

与其他同类系统相比，Ultimus流程化合同管理系统极大地提高了用户使用体验度，提升了企业运行效率和执行力。

(3)集成费控子系统，合同付款受预算约束

根据合同生效后的约定，执行周期的不同阶段――签约、发货、验收等，需要完成相应的收、付款操作。系统智能化的付款申请流程及付款管理功能模块，可以再现合同全生命周期的付款情形――在不同的合同进度节点，只有在预设的前置条件得到满足情形下，才能决定付款动作是否执行，同时展现关键属性的具体信息，对逾期未支付的情形进行提醒。

此外，合同付款流程可以与Ultimus平台的预算费控产品进行无缝对接，合同付款操作与费用管理有效结合，并受预算管控。

目前，ultimus BPM合同管理方案是一种“预警机制”，方便管理者决策，为未来企业发展提供决策信号，BPM合同管理方案已经成功在青岛啤酒、昌盛日电、新华医疗等十多家企业实施上线应用。

Ultimus PDC安码（中国）流程研发中心

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