深圳市国峰软件有限公司 国峰T3费用管理系统 财务管理

主要功能：

一、产品简介

国峰费用管理系统系统是以企业成本费用管理为核心，基于全员全程的预算控制，围绕财务审批流程，从费用的事前申请、单据的填制提交、费用审批、费用支付、费用记账、费用统计等环节，实现费用核算管理过程电子化，有效的降低企业经营成本、提高工作效率、增强企业效益。

二、产品架构图

四、产品功能简述

（一）预算管理

1、预算管理简介

《预算管理》以费用金额为核心，以事前规划、事中管控、事后总结为核心应用。从费用发生之前，对不同的部门、项目、人员等进行费用预算金额的规划、编辑；到费用发生期间对不同的部门、项目、人员实际的费用支出进行实时监控，当费用超出事前预算或者事前没有预算，系统自动预警，费用审批人就会做出相应的回应措施，确保费用预算和实际支出保持平衡；当实际的费用支出后，实时生成预算费用和实际费用的对比报表，为决策层提供准确的数据信息。

2. 预算科目

1)预算科目，是指从系统所有费用科目中，选择具体的科目纳为预算科目（明细）；

2)预算科目，必须和系统现有的费用科目对应。

3)预算科目，可以选择性的和部门预算、项目预算、人员预算进行单个或多个对应。

3. 预算类型

根据众多企业对费用预算管理的情况，系统对费用预算类型，划分为三种，部门预算、项目预算、人员预算。每个预算类型，都是平行关系，没有从属关系。

1.部门预算

1)以部门为单位，对部门中所有预算科目的预算金额进行编辑；

2)以部门为单位，对属于部门费用支出进行控制；

3)以部门为单位，对属于部门的预算费用和实际费用进行对比、统计。

2.项目预算

1)以项目为单位，对项目中所有预算科目的预算金额进行编辑；

2)以项目为单位，对属于项目费用支出进行控制；

3)以项目为单位，对属于项目的预算费用和实际费用进行对比、统计。

3.人员预算

1)以人员为单位，对具体人员中所有预算科目的预算金额进行编辑；

2)以人员为单位，对属于具体的人员费用支出进行控制；

3)以人员为单位，对属于具体的人员的预算费用和实际费用进行对比、统计。

4. 控制类型

预算控制是指，在费用的实际支出过程中，对费用单据的申请、审批、审核进行预警。在单据中，系统自动展示具体的部门、项目、人员的预算金额、已用金额、剩下金额；当剩下金额大于单据中的费用金额时候，系统提示费用支出符合事前的预算；当剩下金额小于单据中的费用金额时候，系统就会自动发出预警提示或自动驳回。

不同的预算类型的控制方式都有两种，刚性控制和弹性控制，同时也可以按照不同的时间段进行预算控制。

1.控制方式

1)硬性控制

当预算中的剩下金额小于费用单据的金额，或者预算中没有费用单据中的预算科目，申请人提单后，系统自动驳回。

2)弹性控制

当预算中的剩下金额小于费用单据的金额，或者预算中没有费用单据中的预算科目，申请人依然能够提单、审批人也能查看、审批提单，但是单据会自动提示单据中费用已经超出预算范围或者单据中的费用在事前没有预算，有助于审批人根据实际情况和预算数据作出灵活的审批。

2.控制时间

1)按月份控制，预算控制的有效期是一个月；

2)按季度控制，预算控制的有效期是一个季度；

3)按半年控制，预算控制的有效期是半年；

4)按年度控制，预算控制的有效期是一年。

5. 功能描述

5.1 预算编辑

按照不同的预算类型，编辑相应的预算类型的所有预算科目的预算金额，包括部门预算编辑、项目预算编辑、人员预算编辑。编辑的方式包括两种，逐个录入预算金额和批量导入预算金额。

1)逐个录入预算金额，手工逐个录入每个预算科目的币种、金额、备注信息；

2)批量导入预算金额，按照系统标准格式的Excel表格，批量导入所有预算类型、所有预算科目的信息。

操作俘：

依次点击【预算管理】、【预算额度编辑】、【部门预算】，如下图

依次点击【预算管理】、【预算额度编辑】、【项目预算】，如下图

5.2 预算查询

1)按部门查询，自定义查询不同部门、不同预算科目的预算信息。

2)按项目查询，自定义查询不同项目、不同预算科目的预算信息。

3)按人员查询，自定义查询不同人员、不同预算科目的预算信息。

操作俘：

依次点击【预算管理】、【预算额度查询】、【部门额度】，如下图，

5.3 预算调整

在费用实际支出过程中，有些部门或者项目、人员需要对之前的预算金额做出调整。预算调整的方法，包括申请审批预算和直接编辑预算。

1)申请审批调整，通过在线填写、提交相应的预算金额，通过审批人审批通过后，新的预算信息实时更新到系统。

2)直接编辑预算，通过对具体的预算类型、预算科目，直接输入预算金额，保存后，新的预算信息实时更新。

5.4 预算执行

1)当所有的预算信息，包括预算类型、预算科目、预算金额、控制方式、控制时间等全部编辑成功，预算监控立刻执行。

2)在实际的费用支出过程中，都以预算信息为参考标准。系统中的费用单据以预算信息的数据填写，如果单据的金额信息和费用科目信息和预算信息不符时候，系统自动做出预警提示，有助于审批人员做出灵活的判断、审批。

3)通过预算信息对单据填写、审批的控制，确保实际的费用支出能够大致按照事前的预算执行。

5.5 预算执行统计

1)实时查看不同部门的预算金额和实际支出金额、剩余金额的对比报表，并能追溯详的所有费用支出信息。

2)实时查看不同项目的预算金额和实际支出金额、剩余金额的对比报表，并能追溯详的所有费用支出信息。

3)实时查看不同人员的预算金额和实际支出金额、剩余金额的对比报表，并能追溯详的所有费用支出信息。

操作实例：

依次点击【预算管理】、【部门预算执行报表】、【年度执行】，如下图

依次点击【预算管理】、【部门预算执行报表】、【季度执行】，如下图

依次点击【预算管理】、【部门预算执行报表】、【月份执行】，如下图

依次点击【预算管理】、【项目预算执行报表】、【年份执行】，如下图

依次点击【预算管理】、【人员预算执行报表】、【年份执行】，如下图

5.6 预算基础数据设置

1)维护预算部门的信息，包括增删改查；

2)维护预算科目的信息；包括增删改查；

3)维护预算项目的信息；包括增删改查；

4)维护预算控制的信息；包括控制方式、控制时间、预算录入时间频率。

6. 菜单列表

1. 模块概述

《费用管理》以企业费用管理为核心，围绕费用支出审批流程，从费用发生前的事前申请，报销单据审批、付款单据审批，再到出纳付款、会计记账等所有工作流程都在系统中全员、协同完成；并且能够实时生成各种费用支出报表，为企业决策层提供实时、准确的费用支出数据。《费用管理》适合各行业企事业单位。

2. 费用类型

根据众多企业的费用支出方式，系统中费用的支出方式，大致可以分成三种，日常付款、日常报销、日常借款。

1.日常付款，公司直接打款到员工、供应商、客户，或者采购等，该费用不需要员工先垫钱，不需要员工事后报销。比如员工工资、员工福利费用、物品采购等。

2.日常报销，员工先是自己出钱、支付费用，事后向公司报销。比如各种交通费用、差旅费用、业务招待费用等。

3.日常借款，员工向公司借款，公司把钱直接打款给员工。因公或因私，员工向公司借款，日后员工借款能和员工报销冲销。

3. 费用科目

1.费用科目是指企业为组织和管理企业生产经营所发生的各种费用。

2.一般有固定费用、变动费用、混合费用、专项费用等。

3.例如:办公费、管理人员工资、修理费、物料消耗、低值易耗品摊销、待业保险费、劳动保险费、资询费、诉讼费、印花税、邮电费、汽车费、差旅费、交通费、业务招待费等，

4.可根据企业自身的运营情况，自行设立实际费用科目，并导入系统，长期有用。

4. 单据类型

每个费用类型都对应不同的单据类型，以下各种费用类型的费用单据，都在《页》查看、新建。

1.事前申请类

1)事前申请类单据包括，《差旅申请单》，《机票酒店申请单》，《采购申请单》，《其他申请单》。

2)事前申请类单据，是在费用发生之前进行填写、提交、审批。

3)事前申请类单据，能和《报销申请类单据》关联。

2.报销申请类

1)报销类单据包括，《一般费用报销单》，《差旅费用报销单》，《交通费用报销单》，《业务招待费用报销单》，《通讯费用报销单》，《其他费用报销单》。

2)报销类型单据，是在费用发生之后，进行填写、提交、审批、付款、统计；

3)报销类单据，能和《事前申请类单据》关联；

4)报销类单据，能和《借款申请类单据》关联，进行借款冲销。

3.借款申请类

1)借款申请类单据包括，《日常借款单》，《其他借款单》；

2)借款申请类单据，是费用发生之前，进行填写、提交、审批、付款、统计；

3)借款申请类单据，能和《报销申请类单据》关联，进行和报销单冲销或者向公司还款。

4.日常付款类

1)日常付款类单据包括，《日常付款单》《日常多币种付款单》；

2)日常付款类单据，能是费用发生之前或之后，进行填写、提交、审批、付款、统计；

3)日常付款类单据，能和《事前申请类单据》关联；

4)日常付款类单据，能和《借款申请类单据》关联，进行借款冲销。

5. 功能描述

5.1 费用控制

1.费用控制，是依靠事前的费用预算实现；主要通过单据在新建、提交、审批过程中进行执行、控制。

2.控制类型，包括弹性控制和硬性控制。

1)弹性控制：

a)单据中的费用科目在事前的预算之中，且单据金额小于预算金额，单据能够进行提交、审批；审批人能看到单据的金额和剩下的预算金额的对比；

b)单据中的费用科目不在事前的预算之中，或单据的金额大于预算金额，单据依然能够提交、审批，此时系统自动在单据中进行预警提示（单据的费用科目不在预算当中、剩下的预算金额不够等），审批人根据实际实际情况审批。

2)硬性控制：

a)单据中的费用科目在事前的预算之中，且单据金额小于预算金额，单据能够进行提交、审批；审批人能看到单据的金额和剩下的预算金额的对比；

b)单据中的费用科目不在事前的预算之中，或单据的金额大于预算金额，系统自动锁定单据不能提交。

3.控制对象：

控制对象包括部门、项目、人员，每个对象都可以进行弹性、硬性控制。

4.控制时间：

控制时间包括月度、季度、半年、年度控制。

5.2 单据管理（普通用户角色）

1.新建单据

1)新建事前申请类单据

a)在系统页中，选择相应的事前申请类型单据，填写单据的详细内容。

b)单据中，带有*的选项，是必填选项。

c)单据中，带有的选项，可选择系统已有的数据。

d)在单据中，能够上传各种格式的文件作为附件。

e)单据内容填写完成后，可对单据进行提交、加签并提交、存为草稿。

2)新建借款申请类单据

a)在系统页中，选择相应的借款类单据，填写单据的详细内容。

b)单据中，带有*的选项，是必填选项。

c)单据中，带有的选项，可选择系统已有的数据。

d)在单据中，能够上传各种格式的文件作为附件。

e)单据内容填写完成后，可对单据进行提交、加签并提交、存为草稿。

3)新建报销申请类单据

a)在系统页中，选择相应的报销类单据，填写单据的详细内容。

b)报销类单据能够和事前申请单关联，追溯和该报销单相关的事前申请单据。

c)报销类单据能够和借款单据关联，并能进行报销和借款金额冲销。

d)单据中，带有*的选项，是必填选项。

e)单据中，带有的选项，可选择系统已有的数据。

f)在单据中，能够上传各种格式的文件作为附件。

g)单据内容填写完成后，可对单据进行提交、加签并提交、存为草稿。

4)新建一般付款类单据

a)在系统页中，选择相应的付款类单据，填写单据的详细内容。

b)单据中，带有*的选项，是必填选项。

c)单据中，带有的选项，可选择系统已有的数据。

d)在单据中，能够上传各种格式的文件作为附件。

e)单据内容填写完成后，可对单据进行提交、加签并提交、存为草稿。

2.修改单据

1)修改本人已经新建且还没提交的单据；

2)修改本人已经提交且已被驳回、已经撤销的单据；

3.查看单据

查看本人所有的单据，包括新建的、已经申请的、审批结束的、已经驳回等单据。

4.提交单据

1)如果费用管理模块和预算管理模块关联，单据的费用科目、金额、部门、人员等信息必须符合事前的预算控制内容，才能提交单据。

2)提交刚新建的单据，即新建单据后，立刻提交

3)提交《我的草稿》中的单据；

4)提交修改后的单据。

5)所有单据，只要符合预算、流程规定条件、在完成内容填写后，点击【提交】，即可成功提交。

5.撤销单据

1)撤销本人已经提交、且还没被所有审批人审批结束的单据。

5.3 单据审批（审批用户角色）

费用单据的审批过程，系统默认审批顺序包括事前审批、业务审批、会计审核、财务审批四个环节，每个环节可以包含加签审批；管理员可以自定义审批流程。

审批用户除了有普通用户的权限功能，都能查看本人待审批、已审批的等单据，对单据进行审批的操作，包括补正修改、同意、不同意、加签。

审批人在审批单据当中，可根据预算模块中的预算数据提示信息，进行审批操作。

具体功能如下：

1.事前审批

1)审批的单据是，《事前申请类》单据；

2)审批人可对单据，进行批量审批通过；

3)审批人通常是是部门经理，非财务人员；

4)审核事前发生费用，是否可以支出。

2.业务审批

1)审批的单据是，《报销申请类单据》、《一般付款类单据》、《一般借款类单据》；

2)审批人可对单据，进行批量审批通过；

3)审批人通常是部门经理，非财务人员；

4)审核申请人的费用，是否可以支出、报销。

操作实例：

依次点击【费用管理】、【审批处理】、【业务审批】，可进行选择单据批量审批通过，也可以选择具体的单据，进入详细的单据页面，进行单个单据的审批操作。如下图

在上图中，点击具体的单据名称，进入单据的详细页面，进行审批操作，如下图：

3.会计审核

1)审批的单据是，《报销申请类单据》、《一般付款类单据》、《一般借款类单据》；

2)审批人不能进行单据的批量审批通过，必须逐个审批通过。

3)审批人通常是费用会计；

4)审核费用支出的金额、类型等是否符合公司规定、发票真假等；

操作实例：

依次点击【费用管理】、【审批处理】、【会计审核】

在上图中，点击具体的单据编号，进入单据的详细页面，进行审批操作，如下图

4.财务审批

1)审批的单据是，《报销申请类单据》、《一般付款类单据》、《一般借款类单据》；

2)审批人可对单据，进行批量审批通过。

3)审批人通常是财务经理、财务总监；

4)审核费用支出是否符合公司的费用预算和财务制度等。

5.会签审批，

1)审批的单据是，《事前申请类单据》、《报销申请类单据》、《一般付款类单据》、《一般借款类单据》；

2)审批人通常是部门经理、财务经理等。

3)会签审批，是对审批环节中，不同的人对某个节点进行二次审批。

5.4 出纳处理

出纳用户除了包含普通用户的角色功能，还包含以下功能：

1.处理借款单据的还款信息

1)查询借款单据中的借款金额、已冲+已还金额（借款单据和报销类单据金额冲销）、待还金额等。

例如，员工的借款单据的金额是1000元，员工的报销单据的金额是500，借款单据和报销单据自动冲销后，系统自动显示员工该借款单据待还金额是500。

2)更新借款单据中已经还款的金额。

例如，员工次还款100元，出纳就在系统更新相应的借款单据中已还100元，系统自动显示该借款待还款400元，以此类推，直至全部金额还清。

3)必须在相应需付款类单据审批结束后，才能更新借款单据的已成功还款的金额。

2.对需付款类的单据进行付款

1)出纳真正付款前，确认需付款的单据，包括金额、收款人等；出纳也可在系统，进行延迟付款确认、通知员工催缴发票、领款等。

2)出纳真正付款后，确认相应的付款类单据已经付款成功。

3.查询付款信息

1)查询需付款类单据的付款信息；包括已付、未付等信息。

2)查询所有已成功付款单据的付款报表，可分别按照部门、人员、时间来统计。

3)查询公司银行账户的收支明细信息。

4)查询公司银行账户金额报表，包括初始金额和剩余金额，可设置不同时间段查看金额。

5)查询公司资金流量信息；

4.维护公司付款基础信息

1)维护公司银行卡账户信息

2)维护汇率信息

5.详细的菜单列表，请在基础模块中查询。

5.5 记账处理

1．对付款类的、且已经成功付款的单据生成记账凭证。

2．导出费用单据的记账凭证，导出文件是Excel表。

3．查看已经生成的记账凭证。

4．维护基本的会计数据，包括会计科目、科目关联，选择相应会计科目和费用科目相对应。

5．详细的菜单列表，请在基础模块中查询。

5.6 统计分析

1.管理层用户包括普通用户和审批用户的权限功能。

2.查看部门、以及系统的所有费用单据明细、单据审批效率、费用报表等。

操作实例：

依次点击【费用管理】、【费用支出报表】、【部门费用】，选择具体的部门，如下图：

依次点击【费用管理】、【费用支出报表】、【项目费用】，选择采购项目，如下图

依次点击【费用管理】、【费用支出报表】、【人员费用】，选择具体人员（谢航），如下图，

6. 菜单列表

五、产品特点

1、系统安全性高

1.1系统从安全加密技术、人为管理、服务流程等各方面细致设计、严格执行，成功打造出一个全方位的安全支撑体系；

1.2国峰公司从技术和服务加强管理，确保企业用户的数据不会丢失、不被盗窃。

2、纯网络版

2.1用户真正实现简单维护系统；

2.2用户随时随地可以访问、使用；

2.3企业数据信息实时保存、更新。

3、全员、全程、使用

3.1普通员工、经理、出纳、会计、财务经理等都能使用系统；

3.2每一笔费用支出过程，都需要申请人、审批人、出纳等共同协同完成；

3.3系统单据覆盖了企业日常的所有费用类型、科目。

4、简单实用

4.1系统真正能够提高企业费用管理水平；

4.2系统使用方法比收发邮件、淘宝开店、淘宝购物更为简单。

六、产品带来的价值

1、规范、统一企业费用管理数据；

2、有效的按照事前的费用预算控制实际的费用支出，避免不必要、虚假的费用支出，有利于降低企业经营成本；

3、提高企业工作效率。